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职场人应学会管理时间,战胜拖延

2014-10-24 11:31:35来源:互联网热度:评论

令人纠结的是,当中国4亿人都用上智能手机,当你的上司、同事、客户能在任何时间找到你并给你发文件让你处理时,你的业余时间也离崩溃不远了!

信息社会,上班族越来越忙,各种会议、计划、电话、报告排得是满满当当,朝九晚五简直不够用。更令人纠结的是,当中国4亿人都用上智能手机,当你的上司、同事、客户能在任何时间找到你并给你发文件让你处理时,你的业余时间也离崩溃不远了!

职场人应学会管理时间,战胜拖延

职场人应学会管理时间,战胜拖延

面对工作的大爆炸,职场人如何在繁忙的工作中游刃有余,在超过以往任何时代的工作压力下昂然前行?

学会管理时间

对于那些想要积极努力去完成堆在面前的任务的人来说,他们的敌人就是时间。一天只有24小时,刨去吃饭、睡觉、通勤以及一些个人方面的“刚需”,剩下的满打满算也只有12个小时。总是觉得时间不够花,被工作追着跑,怎么办?

其实,越是在忙碌的时候,就越要学会管理自己的时间。

利用自己最高效的时间段是很多成功人士在使用的好办法。每个人一天当中都有一个可以称之为高效时段的最佳时间,大多数人早上最为清醒,也有些人下午的状态最好,很多媒体人士则认为夜深人静最有效率。最好把那些最具挑战性的工作拿到这些高效时间里去完成。

迪士尼的老总罗伯特·爱格尔,每天4时45分起床,到健身房锻炼,6时进入办公室阅读各种资料,直到7时举行一天当中的第一次会议。“我想人们都有会有自己的生理节奏。”他说,“不过,对我来说,早晨是巅峰时刻,那时候比较心平气和一点。”

另一个常用的办法就是做计划,给所有工作排个优先顺序。

当然,绝不能仅仅把最紧急的事情排在前面,因为如果这样的话,长此以往你就会发现最重要的却不太紧急的事情根本还没有开始干。硅谷著名的美女、雅虎CEO玛丽莎·梅耶尔(Marissa Mayer)是坚决执行这个办法且卓有成效的。她经常检视大小事的优先顺序,确保正在处理的是最重要的事情。2012年,当她被雅虎聘为CEO的时候,她正怀着孕。正是靠着良好的时间管理,她才能兼顾事业和家庭。

台湾微软公关副总经理张衣宜使用的则是更加主动的“期望值”管理法。曾经,她一天五六场会议家常便饭,IM(微软内部通讯)随时挤满了数十条未读讯息;微软内规,若对一件议案有异议,须在48小时回覆,否则视同同意,这让她到哪里都得带着电脑;三百六十度绩效评估加上平衡计分表,要求她不只要讨好区域主管,还得打点平行部门的主管。这样的工作状态,必须有管理时间的新思维。

在市场不确定性极高、产品周期变短、工作被划分成分秒的情况下,与其长期处于被动状态,坐等突发状况上门,不如拿回时间自主权;与其被不可控制的事情追着跑,不如先发制人,主动管理影响你时间的人,例如上司、同事、部属、客户。时间管理问题多数是跟人互动所产生的。当你让对方觉得,他所在意的事情可实现性越高,或此事对他很有用时,对他的激励效果越强,就更能令他完成你想要的目标。这样一来,你的时间自主权就变高了。

每年,张衣宜都需要业务部门帮忙,找客户谈与微软合作的感受,放上内部网站。但是,业务部门会想:“我拿到业绩就好了,干嘛还要帮你做这件事?”她就告诉业务部门,可以特别针对客户想开发的国家发业务通讯,增加曝光,对客户业务推展也有帮助,提高业务部门帮忙的意愿。

提高员工对新工作的期望值,对于主管来说是省时利器。第一太平戴维斯董事长朱幸儿必须开创豪宅业务并兼顾商办事业。她在内部强调豪宅业绩的成长速度加快,制定商办业务帮忙开发豪宅的业绩办法,让商办业务更愿意开发豪宅,大量省去她亲自带豪宅部门的时间。

战胜“拖延症”

很多人对于堆积如山的任务的态度不是努力去应对,而是想方设法地躲避,仿佛不去做的话这个单调乏味或令人倍感压力的事就会自己消失。

若干年前,美国经济学家乔治·阿克洛夫在印度工作。他的朋友兼同事斯蒂格利茨来看他,落下一箱衣服,他得把这些衣服从印度邮递至美国。阿克洛夫急着想将它们送回去,但印度的官僚体系和阿克洛夫自己称作“我在这些事情上的无能”使之成为一件麻烦事——确实,他估计这将会占去一整个工作日的时间。于是,他一周又一周地推迟处理这件事情。每早醒来他都决定第二天早上去把箱子寄给斯蒂格利兹,但那一刻从未到来。八个月后,直到阿克洛夫自己都快要回国了他才解决了这个问题:另外一个朋友恰好也要寄一些东西回美国,于是阿克洛夫得以搭便车将衣服一同捎回去。考虑到洲际邮件的不稳定性,阿克洛夫很有可能比斯蒂格利茨的衬衫提早到达美国。

这就是拖延症。当你把不想做的事情扔到一边时,你会产生一种控制的错觉,以及一种在工作中其他地方无法找到的及时短暂的快感。调查显示,86%的职场人声称自己有拖延症,50%的职场人不拖到最后一刻,不会开始动手工作,13%的人不拖到领导再催绝不完成。

个人生产力专家戴维·艾伦认为,拖延的原因是恐惧和焦虑,而不是懒惰。所以,战胜拖延症的首要办法就是提升自己的意志力。如果你的拖延症来自内心深处对工作的恐惧,那么你可能需要励志啦。

第二个办法来自如何应对焦虑。我们工作环境的复杂和流动性给我们的工作带来非常大的不确定性,这会让我们非常焦虑。克服焦虑就要学会控制自己的情绪,对一些应该做的事情,应立即行动,快30秒。比如,周末是睡懒觉还是去参加论坛或讲座,这时候,就要提前30秒,快速做出积极的决定,而不是躺在那儿考虑半天就是不行动。

对于通信工具造成的焦虑,或许可以尝试屏蔽方法。一些催命Call,可以关掉它!但若是部属,选择性较少,长官Call你,能不回吗?专家建议,上司要求的无非是效率,紧急事件当然得立即处理,如果非紧急事件,下班可以不回,但为了避免上司不高兴你没即时回应,可以先回“收到,明天X点回复”,第二天一早提出更有价值的方案。狂闪的QQ,在需要专心的时候也可以关掉,你会发现你的工作效率惊人。

第三,要提高效率。你还得学会在通勤时间做一些必要的工作,这会补偿很大一部分工作时间。说真的,在拥挤的地铁里构思工作,可比踮着脚在别人肩膀上看电影舒服多了。


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