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邮件抄送暗藏玄机:可能毁掉你的人际关系

2015-04-16 10:55:43来源:创业邦热度:评论

抄送会让你的办公室变成用来审查和制衡的场所。尽管办公室本来就是这样的地方,但这是它的隐藏属性,不可堂而皇之。人们总是把通过抄送扩展的联系网当成交流中的一种掩饰。对于那些不熟悉邮件主旨的人来说,被抄送“点名”意味着他们不得不抽出时间尽快掌握相关内容。

让我们先来模拟一个场景:在一个x派对上,你正在和同事Dave聊天,话题可能是你们的工作,可能是下周举行的垒球赛,也可能是某道菜的味道。

聊着聊着,Dave突然扭身走到Susan旁边,但眼睛还是看着你,话也还是冲着你说的。他拍拍Susan的肩膀,把她的注意力吸引到了你们的谈话上。于是现在参与谈话的就是你、Dave和Susan三个人了。可Dave却显得好像Susan并不在场一样,大声谈论的依然是Susan过来之前你们在聊的那些东西,哪怕你们谈论的正是Susan本人。而Susan也只是一言不发地站在一旁发愣。

邮件抄送暗藏玄机:可能毁掉你的人际关系

邮件抄送暗藏玄机:可能毁掉你的人际关系

如果将使用邮件抄送(Carbon Copy,简称CC)的过程场景化,大概就是这个样子。而这正是邮件抄送的典型用例——低调抄送(discreet-insertion CC)。发件人没有任何表示就突然加了一个名字到抄送栏,搞得收件人一头雾水:为什么要抄送给这个人?他是干什么的?他们(即发件人和抄送人)有什么打算?为什么招呼都不打一个就抄送了?真是莫名其妙,不知所谓。

和这种抄送方式形成对比的则是“高调抄送”(overt-insertion CC),会提前告知邮件中已添加抄送方。场景大致和低调抄送一样,不过这种情况下Dave会告诉你他要邀请Susan加入谈话。虽然还是让人感觉不太舒服,但要好得多。

再有是“减责抄送”(responsibility-minimization CC)。采用这种方式的发件人,其心理一般是:“万一搞砸了,多一个人知道这件事我就能少担一点责任。”减责抄送的受排斥程度大概介于前两种方式之间。

最富攻击性的是“戒备型抄送”(defensive CC)。它传达出的意思是:“别想得太美。这个人(指抄送人)一来,你再想占便宜可就没那么容易了。”而在这种情况下,让收件人心里不舒服还在其次,关键是它会让人觉得自己被敌视了。

至于给人印象最差的,则是“盲抄送”(blind CC),或称“密件抄送”。坦白说,这时的抄送人其实就是发件人派出的间谍。“站到那些箱子后边等着。对方一会儿就过来,我要和他们谈点事儿。你能听到所有人说话,但除了我没人知道你能听见。”

也许发件人是想借此向抄送人示好:“我相信你不会泄密。比起那些被蒙在鼓里的家伙,你才是我更信赖的人。”但问题在于,这种做法未免有失光明正大。而在商业帝国有这样一条法则:欺人者,人恒欺之。你密送的邮件也很可能在你无知无觉的情况下被转发给其他人。

抄送人会有什么感觉?

有时,我们会充当Susan的角色,被强行拉入某个对话。如果你在邮件相关者中的排序仅次于发件人和收件人,你首先应该感谢对方给了你参与沟通的机会。而如果你想知道对方让你加入的原因或者有其他类似的问题,你同样也应该问清自己可以提供哪些帮助。这么做是很有意义的。首先这是向有关人士表明你希望能帮到他们,但如果你帮不上忙,加上发起抄送的人动机不纯,下次还是请他们好好想想再决定要不要抄送你。二来这也是一种变相的警告:“随便把我加到抄送名单里可不是个好主意,因为你得费很多工夫向我解释为什么要这么做。既然你让我觉得不痛快,我也不会让你太好过。”

强迫别人交流好比是把人硬推上舞台让他跳个舞,或者是在他跳舞的时候又叫来其他人一起看。很明显这属于社交道德问题:你未经对方允许就改变了沟通场景。

抄送不仅剥夺了收件人自主选择的权利,也降低了发件人的重要性,同时也给抄送人添了麻烦,迫使他们不得不去考虑一些原本和他们没什么关系的问题。

然后?

无论从短期还是长远来看,抄送对交流产生的影响都远比使用抄送的原因重要得多。这种行为传递出的信息是,你并不那么信任收件人。(当然其实你并不是不信任对方。)

保有适度的怀疑是一种重要的商业素质,但用抄送这种形式暴露你对对方的怀疑会搞砸整个沟通过程,好像是在提醒对方“你和我都做不了主”,或是“我不会让你自作主张”。如果我看到有人在给我发邮件的同时还抄送了别人,我会马上丧失对他开诚布公的热情。在我看来,抄送是对彼此关系的侮辱。

抄送会让你的办公室变成用来审查和制衡的场所。尽管办公室本来就是这样的地方,但这是它的隐藏属性,不可堂而皇之。人们总是把通过抄送扩展的联系网当成交流中的一种掩饰。对于那些不熟悉邮件主旨的人来说,被抄送“点名”意味着他们不得不抽出时间尽快掌握相关内容。而对于发件人来说,抄送实在是一个“惰性养成”利器,自己只管抄送,不用专门和对方沟通,也不理会对方能否真正了解问题所在。这实在让人恼火,同时也显得很消极——后者尤为让人担忧。

关于抄送的TIPS

一、抄送本身就是一种表态,相当于告诉收件人:我认为你和我没法独立做好这件事。

二、如果你在使用邮件沟通了一段时间后才引入抄送人,切记要通知收件人并告知抄送人的身份。

三、永远不要将抄送当成间接要挟对方的筹码。

四、永远不要将抄送当成博取支持的途径。

五、永远不要将抄送当成拉帮结伙的工具。

六、只在对方“有必要知情”时才抄送对方。

七、抄送使用法则:真正“有必要知情”的人,其实没有你以为的那么多。

八、密件抄送是一种作恶的工具。它片面强调了对发件人的“便利”,却践踏了收件人和被抄送人的感受。

九、抄送人数:偶尔可以有2位,极少数情况可以有3位,4位就太多了。10位(10cc)?你说的是20世纪70年代那只英国艺术摇滚乐队吗?


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