HR369人力资源网 > 职场 > 职场攻略 > 大数据教你如何让大忙人及时回复邮件

大数据教你如何让大忙人及时回复邮件

2016-03-04 10:00:34来源:互联网热度:评论

网上教人们如何写邮件的建议不少,但大多还没有数据做支撑。最近,邮件效率服务商Boomerang通过分析5300多万封邮件数据,找出了一些影响邮件回复率的窍门。总结起来就是两大点,方便他人及勾起兴趣。

“我每天都收到成百上千封邮件,大多数邮件都很重要,我却没有精力一一回复。”在线视频学习平台One Month的联合创始人和首席执行官Mattan Griffel表示,要想让那些每天被邮件轰炸的大忙人也能及时回复你的邮件,也是需要技巧的。

大数据教你如何让大忙人及时回复邮件

网上教人们如何写邮件的建议不少,但大多还没有数据做支撑。最近,邮件效率服务商Boomerang通过分析5300多万封邮件数据,找出了一些影响邮件回复率的窍门。总结起来就是两大点,方便他人及勾起兴趣。

首先,不要让对方觉得回复你邮件是件耗时耗力的麻烦事。要缩短的就是对方阅读邮件内容的时间,其中就涉及内容的长度和阅读难度。

比如Mattan Griffel曾提出,缩短内容有助于提高回复率。“如果邮件只有两到三句话,收件人读起来会更轻松。如果一封邮件超过两段,收件人可能会过会儿再读,收到回复的时间也就拖长了。”此次Boomerang的研究也发现,一封英文邮件字数最好是50至125个单词之间,这时回复率将可能高于50%。

 

邮件长度与回复率的关系。图片来源:Boomerang调查报告

 

由于Boomerang统计的都是英文邮件篇幅。按照翻译时中文原稿的字数约为英文译稿的1.5倍,我们只能大概估算下,中文邮件最佳长度可能在75到188字之间。

当邮件长度超过2500个英文单词时,回复率就低于35%了。如果想发长篇大论,最好以附件形式发送;另一方面,当邮件长度低于50个单词时,邮件回复率也会迅速降低,一封只有25个单词的邮件,与一封2500词长的邮件一样只有44%的得到回应机率;而如果邮件只有标题没有内容,得到回应的机会更小,只有 11%。

字数要求同样还体现在邮件主题上。数据显示,不包括自带的“转发”字眼时,只有3到4个英文单词的主题回复率最高。标题越长,得到回应的机会越小。当然,主题也是不能为空的,通常没有标题的邮件回复概率只有 14%。

除了控制字数,此次研究最大发现之一就是,电子邮件的阅读难度也会影响回复率。像一个小学3年级学生一样写作时效果最好。

 

邮件阅读难度与回复率关系。图片来源:Boomerang调查报告

阅读难度越大或者废话越多的内容越容易耗费对方的时间,从而降低对方立刻回应的意愿。按照大学程度阅读水平撰写的邮件中,得到反馈的只有39%,还不及充满语法错误的幼儿园水平邮件的反馈率。

即使是给知识能力水平高的人发送邮件,也应当尽量简化缩短语句,使用最简单明了的词汇。“要让收件人一目了然地知道自己到底需要做什么。”Mattan Griffel建议,如果不得不写一封非常冗长的邮件,那就把希望对方做的事情放在最前面。将段落拆成短句,将重要部分加粗或者斜体。“一两个句子成段好过一大段文字。”

当然,具体还是要根据邮件的写作背景来看。如果你是要与教授讨论你的博士论文细节,而他还将参与你的博士后奖学金评估,那还是要注意每个用词都尽可能专业;但如果你是写给一个足球迷来吐槽上次球队糟糕的表现,那就最好用三年级小学生都能看懂的大白话。

勾起收件人兴趣也是提高回复率的好方法。比如可以在邮件中向对方提出几个好问题。统计数据显示,当你在邮件中提出一到三个问题,邮件会有 50% 的概率得到回复。“当人们不忙的时候,让人产生好奇的邮件吸引他们;但当人们忙的时候,好奇心减弱,实用主题的邮件更多地被阅读。”宾夕法尼亚大学沃顿商学院教授Adam Grant表示。不过贪多可没什么好处,包含8个问题的邮件比只有3个问题的回复率要少20%。

另外,别以为客观讲事实才是最好的,其实影响回复率的关键因素还有邮件的表达情感和写作角度。Boomerang发现,邮件内容稍显积极或消极,是最容易得到回应的。此外,主观内容一般比客观内容的回复率要高 8%。

邮件情感态度与回复率的关系。图片来源:Boomerang调查报告

统计数据显示,相比于完全中性的邮件内容,轻微积极或者轻微消极的邮件内容,可以让回复率提高 10% 到 15%。比如投诉时适当的消极态度最容易获得商店经理的回应。当然情绪也不能过度,否则回复率也会随之降低。

 


您的支持是分享的动力

上一篇:愿这13条有科学根据的沟通策略能助你谈判成功
下一篇:9个老实人的笨办法!却是价值上万!

分享到: 收藏

用微信扫描二维码

转发文章给朋友和朋友圈

分享知识与资讯

分享到