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如何优雅地拒绝你不想参加的会议?

2016-05-20 10:29:51来源:Liane Davey 热度:评论

它出现在你的信箱了:有人邀请你参加一个你真的不想参加的会议。这也许是因为它挤占了你的日程表中所剩不多的一个空档。又或者你在这个时段已经有约,而你必须决定要拒绝它们中的一个。

它出现在你的信箱了:有人邀请你参加一个你真的不想参加的会议。这也许是因为它挤占了你的日程表中所剩不多的一个空档。又或者你在这个时段已经有约,而你必须决定要拒绝它们中的一个。不管是什么理由,有时候你真的必须拒绝参加会议的邀请。

怎么决定应该拒绝参加会议?

你的第一个挑战,就是决定应该拒绝哪一些会议。此时加入些许的纪律,将会有长远的效益。你要建立一套标准,帮助你决定是否参加会议,并且要坚持你的标准。

评估这次会议的价值

首先,评估这次会议的价值。这次会议是否涉及了某些又重要,又及时,又值得的事项?它是否目的和议程都明确,让它能够成功?是否有什么背景资料能够提前提供给参与者?适当的人是否被邀请,让会议能够取得有意义的进展?如果邀请函上并没明确标示这次会议的价值,那么你在决定是否参加之前,先以一些开放式的问题回应:

“可否提供关于议程的其它信息?”

“我们在这个问题上正处于决策过程的哪个阶段?”

“我应该如何为这次讨论做准备?”

确定你是不是参加会议的正确人选

如果这次会议很明显是值得的话,你的下一道问题,就是你是不是参加会议的正确人选。 这些课题是不是在你的岗位的管辖之内?你是否具有相关的专门知识来参与这次谈话?对于这次会议所要做的决定,你是否资历太高或是资历不足?如果你在质疑你被邀请的原因,就要向会议的主办人沟通,才来回应:

你想要我在这次会议中做出什么贡献?

我的部门还有谁会参加?

我将会代表什么人?

决定这次会议是不是你此时的优先考量

最后,如果你相信这次会议将会有价值,而你又能为其中的讨论做出贡献,你就要决定这次会议是不是你此时的优先考量。这次会议对你的职责有多重要?这个问题在你当前的其它职责当中处于什么位置?你的贡献将会有多独特?你的位置是否有更好的替代人选?

要是你不能符合以上三则标准当中的任何一则,那么,你就可以拒绝参加会议,但是你得谨慎行事。

如何优雅地拒绝?


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