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五个沟通工具让你的职场人生变得高效率起来

2016-05-20 14:39:55来源:最佳管理智囊热度:评论

很多时候,个体的效率低,问题不是出现在执行力,而是往往选择了错误的沟通工具及沟通方式,导致反反复复,拖沓不前,伤己扰民,最终耽误一个团队整个项目的进度。

人类是群居动物,活在社会上,就需要无时无刻的与他人沟通,去配合他人,或是让他人配合自己的工作。很多时候,个体的效率低,问题不是出现在执行力,而是往往选择了错误的沟通工具及沟通方式,导致反反复复,拖沓不前,伤己扰民,最终耽误一个团队整个项目的进度。

此篇文章是我之前工作的感悟与总结,也是原来带兵经常讲的一个环节,经验之谈,希望对职场人员有所帮助。

时间是你的工具,沟通渠道与沟通方式亦是你的工具,合理利用及分配你的工具,你就是人生时间管理的艺术大师。

大家基本上都听说过“沟通漏斗”,人们在沟通时,用言语表达心里的100%的内容时,讲出来便只剩下80%,而当这80%的内容进入别人的耳朵时,由于文化水平、知识背景等差异化的原因,便只留存了60%。实际上,真正被别人理解了、消化了的消息大概只有40%。另外,我们自己也经常能体会到,邮件里沟通几天的事情,电话几十分钟就解决了,电话里几十分钟也说不清楚的事情,面谈几分钟就解决了。可见选择沟通工具的重要性。因此,我为大家分析一下目前身边能接触到的各种沟通工具的利弊,及建议的使用方式,审时度势,物尽其用,一来规避沟通漏斗带来的信息出入,二来提高个人及团队的综合作战效率。

面谈

面谈沟通是效率最高的沟通形式。人们在沟通的时候,文字部分传达的信息不到总量的10%,而语气语调中包含的信息量为30%,更大一部分则在于双方的眼神、表情、肢体语言等。只有在面谈的时候,双方才可以全方位的交流,也是建立双方情感信任最好的方式。这是双方最高效、最充分理解彼此思想,根据对方反馈及时纠正可能的理解错误,从而减少信息误解,提升工作效率。而且面谈的时候,可以察言观色,根据交谈对象的言行举止,哪些话题对方感兴趣,知道哪些话该说,哪些话不该说,哪些话可以点到为止,这里可以充分利用沟通技巧,将你想要传达的目标,用对方能够接受的方式去传递。这也是电话及邮件等其他沟通工具不具备的最大的优势,因此建议大家在条件允许的前提下,尽量用面谈的形式探讨问题,尤其是参与人员不足够了解项目的前期。

电话

电话沟通虽然不能想面谈一样实现全方位的沟通与交流,但是它能实现远程推进事件进展最快的工具,通话过程中可感受对方的语气语调等情感信息,把控沟通交流的节奏,通常几句话,简单、直接、有效,能让对方最短时间的知晓事件进展;根据事件进展交流、沟通意见,对整个事件做微调;督促对方向前推进某个环节,或提醒对方查看某个邮件或者文件,加深对方对该事件的重视程度。它是介于面谈及邮件沟通之间比较好的折中方式。

邮件

邮件沟通具备不易被对方及第三方打扰,记录事件发展过程,易于转发传播,可追溯性强,可对信息深入思考、接收方与发送方不需要同一时间参与等优点,但表达力有限,并不能及时有效的传达信息。除非双方或多方已经对沟通的信息达到高度一致,否则很容易产生误解。而且从沟通效率的角度来讲,文字沟通本身就是时间杀手,需要严格控制。

微信

随着移动互联网的普及,碎片化的信息传播模式被大量人群接受,但作为职场人士,我们应该尽量避免这种低效而且容易引起误解的沟通方式。微信最好只作为一种辅助性的沟通手段,只建议以下两种工作方式时使用微信,第一,在工作群中发一些简短的通知性信息;第二,多人远程视频会议,第二种方式我个人用的情况较多,方便并节省成本。而当对方在微信端给你留言的时候,最高的效率选择是“电话”,几分钟解决一个可能在微信上要耗费半个小时或是更长时间的议题。

QQ

除了文字方式的及时通信外,还具备语音通信、视频通信和文件传输的功能,但是一般我个人只用它的大文件传输功能,速度快。

对各种沟通工具的使用建议:

·如果在同一个办公环境中,应尽量采用面谈沟通+邮件备忘的沟通工具组合;

·十分重要的项目且条件允许的前提下,应尽量采用面谈沟通+电话跟进+邮件备忘的沟通工具组合;

·一般情况下点对点情况,应尽量采用电话沟通+邮件备忘的沟通工具组合;

·条件不允许见面且需要开会的时候,推荐微信多人视频会议+邮件备忘的沟通工具组合;

·平时尽量少用微信及QQ沟通,一来权重级别很低,很容易被对方忽视,二来容易分散注意力;

·在如下情况可以采用单独的邮件沟通形式:

1.通告性的发布内容;

2.工作报告;

3.已经口头沟通过的且达成一致的工作内容;

总而言之,世界上所有的各种沟通工具是为了让你便利而生,面谈、电话、邮件、微信、QQ这5项工具各有各的各的优势及作用,巧用各种工具的组合,便能规避“沟通漏斗”,提升沟通效率。效率来自一点一滴的把控,把控自己的行为,把控自己的随性。


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