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换下工作方式,其实就能让你少工作几小时

2016-07-29 14:57:54来源:哈佛商业评论热度:评论

在2007年,我决定见好就收。我已经自己开公司有些年头了,并常常觉得压力过大。我对于工作和私人时间没有明确界限,在不工作时总觉得内疚。

在2007年,我决定见好就收。我已经自己开公司有些年头了,并常常觉得压力过大。我对于工作和私人时间没有明确界限,在不工作时总觉得内疚。尽管我很享受工作,并也从中获益良多,但过度工作伴随的持续性压力总让我觉得自己很失败。

那一年是我人生的转折点。我对工作方法做了一些调整,将原本每周60小时的工作时间降低为50小时。在之后的几年中,我逐渐将其减少为40小时。即使我工作时间少了,我的收入却增加了。

通过自身经历和在训练客户时间管理的工作中,我发现差劲的时间管理能力和长时间工作、压力大都有着密切联系。这源于理智和情感的冲突:理智上你希望工作时间短,但情感上却觉得这不太合适。你觉得自己已经落后了,所以更短的工作时间只会使情况更糟。

你可以更改工作方式,以此减少工作时间。这一开始不会很容易,而达到目标也需要几个月。但是通过以不同方式管理时间,你可以在短时间内更有效地工作、对工作燃起新激情,并提升健康水平——特别是在睡觉、运动、良好关系、整体平和心态等方面。

你如何决定自己何时该停止工作?你可以通过评估这一点来开始改变。人们总是在累得无法继续工作时才停下,或是看到同事停止工作。但这些信号不会有帮助。工作到精疲力尽意味着你的生产力比全心工作时更低——也意味着你没有精力去享受工作之外的时间。以同事的工作时间为标准是非常危险的,因为你的时间受别人掌控(这个人的工作效率不一定高)。

将时间掌握在自己手中

相反,你该将时间掌握在自己手中。在一定的时间范围内,设定想要工作的目标时长——举个例子,每周45-50小时——然后将这个数字作为停止点。如果以周为单位太难应对,可以从小的时间点开始,然后不断提高目标,例如每天早离开15分钟。基于此计划表,确定每周和每天需要完成的任务,这样你按时结束工作时会感到很惬意。

观察自己的工作方式

然后观察自己的工作方式。如果你发现自己虽然规划了时间,却依旧工作到深夜或是周末也没空,那么想想是什么阻碍了你在优选时间内完成工作。也许你大部分时间在开会,或是时不时被打断,所以专注于项目的时间只有在所有人离开后。又或许这个项目人手不够,导致你做好几份工作

确定问题可以帮你找到解决它的办法

确定问题可以帮你找到解决它的办法。举个例子,如果你面临着无尽的会议,那么在必须专注工作的那周,你可以分割时间段来控制时间。我训练的许多经理都认为,这个简单的策略使他们不用熬夜工作,而是按时圆满完成任务。如果别人的打扰导致你工作被延迟,那就在一天中的部分时间关上办公室、每周在家工作一天、或是(如果公司允许)将你的时间和规定时间交错开,因此高峰时段你就不用在办公室。如果打扰来自于网络,关闭即时讯息,调低邮件提示音量,然后你就可以关注于重要的项目,而不是被拉入紧急任务中。

如果你的负担过重是由于项目缺人,那就寻求更多的人力或资源。也许部门没有充足资金来支付额外人手,但如果你四处打听,说不定会发现有同事时间多余,或是有资金可以支付临时工。如果这不起作用,可以和领导商量延长截止日期、暂时搁置某项目、或是把项目分配给其他人。

当你谢绝一个项目或是要求延长时间时,也许有人会感到惊讶,你也可能因此尴尬。但坦诚说出你可以或不可以在规定时间内完成什么,就是允许自己更高效地工作,并享受工作过程。

前置所有重要项目

如果所有的方法都不奏效,而且你仍然找不到所需时间,也许你需要重订计划。前置所有重要项目。将优先项目放在每天或每周的最前面,因此你可以在最后一秒前取得进展,并按时完成工作且不觉得有压力。举个例子,我计划在周四完成所有重要项目,因此就算任何意外发生(这种情况经常出现),我依旧可以按计划在周五下午5点前完成任务。

一旦你恰当地使用了这些实践策略,那么最后的影响因素就是情感。你习惯了长时间工作,所以即使完成了大部分关键项目,你也会不可避免地找其它事情做。你也许会对叫自己停下工作感到不舒服。当我刚决定限制时间,我觉得自己好像在戒瘾。我的思绪会不自主地思考接下来该做什么,即使我知道到了打卡下班的时间。

尽管有这种焦虑,我依旧让自己停下了。我投身于健身课、和朋友们见面、或是做个人项目,因此我知道自己到点必须离开。在坚持了几周后(并发现没有糟糕的事情发生),我对于减少时长情感上不再那么抗拒。此外,这些我投身的事情使我意识到,如果继续超额工作,我会失去什么。

伴随着正确的策略和投身的事情,你可以减少工作时长,并依旧完成工作——且不再有压力。


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