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想要更好地工作,你要先更快地工作

评论 2018-04-08 16:40:09来源:互联网热度:

时间有限但任务太多是我们大多数人都会面临的工作困境。一个看似简单但不容易做到的方法就是:提升工作速度。

时间有限但任务太多是我们大多数人都会面临的工作困境。一个看似简单但不容易做到的方法就是:提升工作速度。

赤羽雄二在麦肯锡工作了14年,工作最忙的时候曾一个人同时负责7到10个项目。在独立创业时,他还同时参与暑假企业的经营改革,每年举办50多次演讲。他能完成如此庞大的工作量的关键在于,“思考的速度可以无限加快”和“工作的速度可以无限提升”。

在《零秒工作》一书中,赤羽雄二与读者分享了他的高效率工作秘诀,详细说明了提高工作效率的基本思维方式和具体方法,比如如何高效收集信息、如何在短时间内制作文件和资料、如何将会议时间减半、如何快速地回复邮件。在他看来,提高工作效率的关键在于“速度”:“工作效率较高,也就意味着在短时间内能够取得较大的成果。其他人需要花好几天的时间才能完成的企划书,你只需要几分之一的时间就能完成,并且完成的质量也很高,这样不仅能够迅速获得上司的认可,还能迅速地走完公司内部的各种批准流程。”

这是因为,当工作速度提升时,工作进展推进得更快,你会有更多的时间去收集信息,改进细节,也因此更容易得到他人特别是上司的信赖。赤羽雄二认为,工作流程大抵遵循Plan(计划)、Do(执行)、Check(检查)、Act(改进)这一循环。你的工作速度越快,就越有机会重复这一流程,直到获得理想结果。你的工作也将因此进入良性循环。

 

《零秒工作》

【日】赤羽雄二著 许天小译

后浪/江西人民出版社 2017年1月

 

赤羽雄二在书中指出,提升工作速度有8个原则。

原则1:首先形成整体印象

在动手前,需要先明白想取得的最终成果是什么、为了取得最终的成果需要考虑怎样的要素、需要按照怎样的步骤和顺序才能取得成果、从什么地方着手才最有效。赤羽雄二特别提醒读者,鉴于许多领导惯于给出模棱两可的指导意见,你有必要多次向你的上司确认你的计划和他的想法一致。

原则2:工作不要过于细致

在工作中,把工作顺利完成才是成功的标准。在工作开始之初没必要强调面面俱到,可以在快速破局,全力完成工作之后再查漏补缺。

原则3:掌握工作的要领

把握完成工作所必需的要点,在减少时间浪费的同时推进工作。脑中要有明确的“工作成功的设想”,仔细思考通往成功的路径。

原则4:形成良性循环

与团队成员保持良好的合作关系,在信任感强的团队中,你能获得的帮助更多,也更容易进入工作的良性循环。

原则5:对改善方法本身做改善

工作中的许多细节都是可以完善,进而帮助你提高工作效率的。比如说事先从公司内部的有关资料中选出经常会用到的部分,制作一份简单的索引;制作一份邮件写作常用词汇表。

原则6:凡事提前

计划中的工作,只要是在能够完成的范围之内就都尽量提前一些完成,对于多于的工作和不必要、不紧急的工作根据优先顺序进行调整。

原则7:凡事先行一步

紧接着“凡事提前”原则,就是“凡事先行一步”——当你在截止日期前完成分内的工作,你就有更多的余裕来提前思考问题,作出判断。“你只需要比别人稍微早一些采取行动,便能充分地发挥出领导能力,”赤羽雄二说,“因为在任何情况下,人们总是愿意追随那些比自己先踏出一步的人。人们会向你请教经验,你也能获取不少新的信息,在这样的状态下更容易找准最佳方案,还能进一步发挥自己的领导能力。”

原则8:尽量避免返工

返工不仅消耗多余的时间,也会打击工作士气。为了避免这种情况,你需要从一开始就明白工作要求,在必要时向更有经验的同事求助,理解工作流程,确认哪个部分容易出现遗漏。

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